Błąd przy odczytaniu oferty
W związku z wprowadzeniem od 18.10.2018r. obowiązku prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego powyżej progu unijnego w drodze elektronicznej Wykonawcy mają obowiązek złożenia oferty w postaci elektronicznej. Co jednak należy zrobić w przypadku, gdy z przyczyn technicznych nie da się oferty otworzyć?
Podczas jednego z postępowań Wykonawca otrzymał potwierdzenie przesłaniania oferty przed terminem składania ofert. Zamawiający również widzi ofertę w swojej skrzynce ePUAP. Jednakże podczas otwarcia ofert nie może pobrać pliku oferty. Zamawiający szuka pomocy na service Desk ePuap jednak na odpowiedź trzeba czekać ponad miesiąc. Niemniej udzielono odpowiedzi, iż “referencja do załącznika w dokumencie XML wskazuje na pliki, które nie znajdują się na zasobnie, co jest przyczyną braku możliwości ich pobrania”.
Zamawiający zdecydował iż oferty nie złożono analogicznie do sytuacji, w której Zamawiający nie mógłby odczytać oferty papierowej z powodu np. zalania. Czy działania Zamawiającą było słuszne?
Należy zauważyć, iż zgodnie z art. 10b ustawy pzp zamawiający musi zapewnić infrastrukturę do składani ofert i zbadać, by nie ograniczała ona dostępu do przetargu. Wykonawca posiadający urzędowe potwierdzenie przesłania oferty z platformy ePUAP posiada dowód prawidłowego złożenia oferty i jest to skuteczne o ile sam plik jest nieuszkodzony i w prawidłowej formie.
Zatem jedynym wyjście z takiej sytuacji jest unieważnienie postępowania. Takie stanowisko potwierdza ostatnie orzecznictwo Krajowe Izby Odwoławczej.Wyrok KIO z 12.04.2019. KIO 574/19
Na otwarciu ofert nie udało się odczytać jednego z przesłanych plików oferty. Zamawiający po zakończeniu otwarcia ofert kontynuował próbę otwarcia oferty i udało się to na innym komputerze. Odczytana oferta jako najtańsza została uznana za najkorzystniejszą. Konkurencyjny Wykonawca odwołał się zarzucając kontaktowanie się przez Zamawiającego ze zwycięskim Wykonawcą oraz umożliwienie mu ponowne przesłanie oferty. Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła, iż samo odczytanie pliku po zamknięciu procedury otwarcia ofert oznaczało nieusuwalną wadę przetargu, który należało unieważnić. Ostatnia oferta nie została bowiem otwarta w sposób jawny dla wszystkich uczestników.
Powyższe uchybienia Zamawiającego naruszyły zasadę równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji oraz zasadę proporcjonalności przejrzystości, gdyż zamówienia nie udzielono wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami pzp. Otwarcie ofert jest czynnością jednorazową i niepowtarzalną.
Najczęstszym problemem przy otwarciu ofert to błędny format pliku. Otrzymanie pliku bez rozszerzenia np. “oferta” zamiast “oferta.zip” wymaga odgadnięcia jego formatu. Stosując procedurę rozpoznawania formatu po zawartości pliku ( mime magic) można szybko rozwiązać problem. Brak wdrożenia tego typu procedury może narażać Zamawiającego na zarzut nierównego traktowania.
Innym problemem może być wadliwe działanie platformy uniemożliwiające złożenie oferty. Przypomina mi to sytuację, gdy z powodu błędów systemu przez wiele godzin nie mogłam złożyć odwołania w postaci elektronicznej. Niestety Wykonawca jest w bardzo trudnej sytuacji, gdyż w razie sporu to na Wykonawcy leży ciężar dowodu. Potwierdza to wyrok KIO z 14.01.2019r. KIO 2671/18.
