Czy nieczytelny podpis pod ofertą rodzi obowiązek odrzucenia oferty?

Wykonawca  prowadzący  działalność gospodarczą załączył do oferty wypis z  ewidencji działalności gospodarczej, w którym określono nazwę prowadzonego przedsiębiorcy, zawierającą również imię i nazwisko  przedsiębiorcy. Formularz ofertowy oraz wszystkie oświadczenia załączone do oferty zawierają pieczątkę firmową  z niepełną nazwą tj. pozbawioną imienia i nazwiska przedsiębiorcy. Na takiej pieczątce został złożony nieczytelny podpis / parafa/ uniemożliwiający zidentyfikowanie  osoby składającej podpis. W całej ofercie brak pieczątki imiennej przy  złożonym podpisie. Żaden inny dokument/ oświadczenie nie wskazuje na to kto złożył podpis w ofercie.

Czy w takiej sytuacji Zamawiający powinien domagać się wyjaśnień złożonej oferty na podstawie art. 87 ustawy prawo zamówień publicznych czy też złożoną ofertę odrzucić?

Przepis art. 82 ust. 2 ustawy Pzp (tj.: Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) stanowi, iż ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej albo, za zgodą zamawiającego, w postaci elektronicznej, opatrzoną bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.  Zgodnie z art. 78 § 1 K.c. stosowanym  na mocy art. 14 ustawy Pzp  do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.

W świetle powyższego należy przyjąć, iż oferta, która nie została opatrzona podpisem niezbędnym dla zachowania formy pisemnej, nie spełnia ustawowego wymogu dotyczącego formy, co winno skutkować jej odrzuceniem  stosownie do przepisu art. 89 ust. 1 pkt 1 Pzp, który stanowi, iż zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli jest niezgodna z ustawą. Ponadto oferta taka podlega odrzuceniu na podstawie przepisu art. 89 ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp, który nakazuje odrzucić  ofertę  z przyczyn, kiedy o jej nieważności stanowią odrębne przepisy. Zaś przyczyną nieważności czynności prawnej jest niezachowanie formy pisemnej, której obowiązek zachowania został zastrzeżony w ustawie pod rygorem nieważności (art. 73 § 1 K.c. w związku z art. 82ust.2 pzp./

Zgodnie z komentarzem do art. 78 kc  pod reakcją  prof. dr hab. Edward Gniewek, prof. dr hab. Piotr Machnikowski, 2013,C.H.Beck.wydanie 5 Ustawodawca nie określa znaczenia terminu podpis, który jest konstytutywnym elementem dokumentu, o pierwszorzędnym znaczeniu dla zachowania wymogu formy pisemnej. Biorąc pod uwagę podstawowe funkcje, jakie powinien spełniać podpis, a mianowicie: identyfikowanie osoby składającej oświadczenie woli, potwierdzenie stanowczości decyzji wywołania skutków złożonego oświadczenia oraz wskazanie, że oświadczenie zostało zakończone (por. A. K. Bieliński, Charakter podpisu, s. 12-18, s. 20-27; J. Janowski, Podpis elektroniczny, s. 29-31; J. Kaspryszyn, Podpis własnoręczny, rozdział II-V; K. Knopek, Dokument, s. 39-40; W. Robaczyński, Podpis własnoręczny w prawie cywilnym. Wybrane problemy, Kontrola Państwowa 2007, Nr 6, s. 124; M. Rzewuska, M. Rzewuski, Elementy treści, s. 315-316), najczęściej wymienia się następujące cechy charakteryzujące podpis:

1) jest to – jak całe pismo – pewien powtarzalny, słowny znak graficzny, stosowany jednak przede wszystkim dla potwierdzenia tożsamości osoby znakiem tym się posługującej;

2// znak ten powinien być postawiony własnoręcznie (a nie pismem maszynowym lub w postaci tzw. fascimile – por. wyr. NSA z 10.11.2006 r., II FSK 1144/05, Legalis;

3) treść podpisu powinna obejmować co najmniej nazwisko składającego, także w postaci skróconej i niekoniecznie czytelnej, lecz charakterystycznej dla podpisującego się (uchw. SN(7) z 30.12.1993 r., III CZP 146/93, OSN 1994, Nr 5, poz. 94; post. SN z 17.6.2009 r., IV CSK 78/09, Legalis), natomiast podanie imienia nie jest konieczne (por. M. Rzewuska, M. Rzewuski, Elementy treści, s. 312-313 i wskazana tam literatura; A. Brzozowski, W.J. Kocot, E. Skowrońska-Bocian, Prawo cywilne. Część ogólna, Warszawa 2010, s. 214; A. Kawałko, H. Witczak, Prawo cywilne – część ogólna, Warszawa 2011, s. 172;

4) podpis powinien być w zasadzie usytuowany pod tekstem oświadczenia woli

Przeważa pogląd, że nie spełnia powyższych kryteriów samo tylko posłużenie się inicjałami (pierwszymi literami imienia i nazwiska). Mają one z reguły charakter parafy, rozumianej jako znak stwierdzający jedynie, że dokument został przygotowany do złożenia na nim podpisu (por. J. Barej, Kilka uwag o podpisie, Nowy Przegląd Notarialny 2007, Nr 2, s. 9; A. K. Bieliński, Charakter podpisu, s. 23-26; A. Jedliński, [w:] A. Kidyba (red.), KC. Komentarz, s. 493; Z. Radwański, [w:] System pr. pryw., t. 2, s. 130-131 oraz przytoczone przez tego autora orzecznictwo i poglądy doktryny).

W prawie cywilnym własnoręczny podpis ma doniosłe znaczenie, gdyż stanowi wiarygodną gwarancję tego, iż pochodzi od osoby, którą nadto indywidualizuje oraz stanowi wskazówkę, że podpisane oświadczenie woli ma charakter ostateczny. Tym samym nie może budzić wątpliwości, że podpis na dokumencie przesłanym faksem nie spełnia wymogu podpisu własnoręcznego, ponieważ dokument taki jest tylko kopią. Nie jest zatem prawidłową formą pisemną czynności prawnej wymiana dokumentów za pomocą faksu. Przepis art. 78 § 1 KC ma charakter przepisu bezwzględnie obowiązującego, co oznacza, iż strony nie mogą skutecznie umówić się inaczej, co do sposobu zachowania formy pisemnej dla dokonania czynności prawnej wtedy, gdy przyjmują w umowie formę pisemną dla jej zmiany i to pod rygorem nieważności. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 2006-12-29, I ACa 1589/06 OSA w Katowicach rok 2007, Nr 2, poz. 1.

Przy najłagodniejszym traktowaniu przesłanek uznania konkretnego znaku pisarskiego za podpis, motywowanym charakterem czynności (…), nie można odstąpić od minimum, jakim jest to, by znak pisarski umożliwiał identyfikację osoby, od której pochodzi, przynajmniej według takich kryteriów, jak cechy indywidualne i powtarzalne. Chociaż podpis nie musi być sporządzony czytelnie, to powinien odzwierciedlać cechy charakterystyczne dla osoby, która go składa, i tym samym – wskazywać na tę osobę (postanowienie Sądu Najwyższego z 17 czerwca 2009 r.; sygn. akt: IV CSK 78/09).
W  utrwalonej praktyce obrotu za ważny podpis uważa się nie tylko podpis imieniem i nazwiskiem lub podpis samym nazwiskiem, lecz także – i najczęściej – skrót podpisu (“podpis nieczytelny”), którego wystawca zwykle używa przy podpisywaniu dokumentów i który jest “godłem” jego podpisu (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 listopada 2006 r.; sygn. akt: II FSK 1144/05).

Zgodnie z postanowieniem Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu – I Wydział Cywilny z 2012-08-27, I ACz 1581/12: Orzecznictwo Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu rok 2013, Nr 1, poz. 274„Według art. 126 § 1 pkt 4 KPC elementem składowym pisma jest podpis strony, jej przedstawiciela. Podpis oznacza jego złożenie w zasadzie własnoręcznie. Podpis ma stanowić napisane nazwisko, niekoniecznie czytelne, ale dokonane w sposób charakterystyczny dla osoby podpisanej”

Zgodnie z wyrokiem  Zespołu Arbitrów przy UZP z 2007-03-08, UZP/ZO/0-198/07 Opubl: www.uzp.gov.pl „Nie można mówić o zachowaniu formy pisemnej w przypadku doręczenia zamawiającemu pisma oznaczonego jako protest, bez własnoręcznego podpisu wystawcy. Zgodnie z art. 78 § 1 Kodeksu Cywilnego własnoręczny podpis wystawcy stanowi konstytutywny element każdego dokumentu o pierwszorzędnym znaczeniu dla zachowania formy pisemnej. Niezależnie od tego, brak podpisu w praktyce uniemożliwia identyfikację osoby składającej oświadczenie woli, co z kolei stanowić może samoistną przesłankę do odrzucenia protestu. Żaden przepis ustawy Prawo zamówień publicznych nie zezwala na traktowanie tego rodzaju wady – brak własnoręcznego podpisu – jako uchybienia formalnego podlegającego usunięciu w drodze wezwania do usunięcia braków formalnych pisma”.

Zespół Arbitrów w wyroku z 16.01.2006r. uznał za wystarczające złożenie parafy oraz pieczęci imiennej umożliwiającej zidentyfikowanie  osoby  składającej podpis. Wówczas Zamawiający może zweryfikować, czy osoba składając podpis jest uprawniona do działania w imieniu składającego / UZP/ZO/O-30/06/.

W powołanym na wstępie przypadku, złożonemu  nieczytelnemu podpisowi  nie towarzyszy żadna pieczątka pozwalająca na zidentyfikowanie osoby składającej podpis w związku z czym nie można stwierdzić, czy ofertę popisała osoba upoważniona do działania w imieniu wykonawcy np. właściciel firmy czy jego pełnomocnik. Zatem Zamawiający nie może  dokonać prawidłowej oceny oferty.

Mając  jednak na uwadze liberalne orzecznictwo KIO w tym zakresie, przykładowo wyrok KIO 26.10.2009r. KIO /UZP 1456/09/,w którym KIO uznała za ważną ofertę podpisaną  nieczytelnym znakiem graficznym w imieniu spółki z o.o. bez żadnej pieczątki imiennej  z ostrożności chyba warto przemyśleć, czy decyzja Zamawiającego o odrzuceniu oferty ma szanse utrzymać się przez KIO.