Według znowelizowanego prawa zamówień publicznych zmieniły się zasady dotyczące składania i oceny dokumentów w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

Obecnie w postępowaniu poniżej progu unijnego Wykonawca składa wraz z ofertą lub wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu – aktualne na dzień składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oświadczenie w zakresie wskazanym przez zamawiającego w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. /art.25a/

Informacje zawarte w oświadczeniu stanowią wstępne potwierdzenie, że wykonawca:
1) nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu;
2) spełnia kryteria selekcji, o których mowa w art. 51 ust. 2, art. 57 ust. 3 i art. 60d ust. 3.

W postępowaniu powyżej progu unijnego -wykonawca składa wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo wraz z ofertą jednolity europejski dokument zamówienia, obejmujący zaktualizowane oświadczenie wykonawcy o braku podstaw wykluczenia wykonawcy oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu;

Nowy katalog dokumentów jakich może żądać zamawiający od wykonawcy został określony w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju W sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia z 26.07.2016r./Dz.U. z 2016r.poz. 1126/, które obowiązuje od 28.07.2016r.

Niezmieniona pozostaje zasada określona w art. 26 ustawy pzp, iż poniżej progu unijnego Zamawiający „może” a powyżej progu unijnego „musi” żądać dokumentów podmiotowych oraz zasada , iż katalog dokumentów podmiotowych przewidzianych w rozporządzeniu wykonawczym jest katalogiem zamkniętym.

Dokumenty na potwierdzenie warunków udziału w postępowaniu

W pierwszej kolejności Rozporządzenie określa dopuszczalne dokumenty na potwierdzenia warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji i są to:

1/ Dokumenty na potwierdzenie warunku posiadania kompetencji lub uprawnień, o ile obowiązek ich posiadania wynika z przepisów prawa, m.in.

• koncesje, zezwolenia, licencje lub dokument potwierdzający, że wykonawca jest wpisany do jednego z rejestrów zawodowych lub handlowych, prowadzonych w państwie członkowskim Unii Europejskiej, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania;
• w przypadku zamówienia na usługi – dokument potwierdzający status członkowski wykonawcy w określonej organizacji, od którego uzależnione jest prawo do świadczenia nabywanej przez zamawiającego usługi w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania.

2/Dokumenty na potwierdzenie warunku dotyczącego sytuacji ekonomicznej lub finansowej:

• sprawozdanie finansowe albo jego część, w przypadku gdy sporządzenie sprawozdania wymagane jest przepisami prawa kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, a jeżeli podlega ono badaniu przez biegłego rewidenta zgodnie z przepisami o rachunkowości, również odpowiednio z opinią o badanym sprawozdaniu albo jego części, a w przypadku wykonawców niezobowiązanych do sporządzenia sprawozdania finansowego, inne dokumenty określające na przykład obroty oraz aktywa i zobowiązania – za okres nie dłuższy niż ostatnie 3 lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – za ten okres;
• oświadczenie wykonawcy o rocznym obrocie wykonawcy lub o obrocie wykonawcy w obszarze objętym zamówieniem, za okres nie dłuższy niż ostatnie 3 lata obrotowe, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – za ten okres;
• informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, w okresie nie wcześniejszym niż 1 miesiąc przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu;
• dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną określoną przez zamawiającego./np. polisa oc/
• inne dokumenty -jeżeli z uzasadnionej przyczyny wykonawca nie może złożyć wymaganych przez zamawiającego dokumentów, o których mowa wyżej

Portugalska instytucja zamawiająca -stowarzyszenie przemysłowe rady miasta Pombal- AICP ogłosiła przetarg ograniczony. W tym trybie w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o przetargu zainteresowane podmioty składają aplikacje, ale jeszcze bez właściwych ofert. Są to wnioski o dopuszczenie do udziału w procedurze wraz z wymaganym i na tym etapie dokumentami/ np. świadczącymi o kwalifikacjach technicznych lub zawodowych/ Następnym krokiem jest analiza wniosków i wybranie przez organizatora przetargu przedsiębiorców, którzy zostaną zaproszeniu do złożenia pełnych ofert. Wówczas ci, którzy znaleźli się na krótkiej liście mogą składać dokumenty.

AICP zamierzało udzielić zamówienia publicznego na usługi związane z wdrożeniem systemów zarządzania środowiskiem i jakością , a także zainstalowanie platformy technologicznej w jego trzynastu spółkach. W ogłoszeniu o przetargu urzędnicy stowarzyszenia wymagali, aby potencjalni wykonawcy złożyli m.in. oświadczenia klientów poświadczające wdrożenie podobnych do zamawianych systemów, a podpis klienta miał być poświadczony przez notariusz, adwokata lub przez inny właściwy podmiot.

AICP wykluczyło kilku aplikujących przedsiębiorców, którzy nie przedstawili oświadczenia prywatnego nabywcy z poświadczonym podpisem, nie wskazując przy tym powodu braku takiego oświadczenia.
Czy Zamawiający miał prawo postawić taki wymóg  oraz wykluczyć Wykonawców z powodu nie przedłożenie ww dokumentu?

W art. 59 dyrektywy 2014/24/UE wprowadzono nową instytucję jaką jest jednolity europejski dokument zamówienia.

Jednolity Europejski Dokument Zamówienia to ustandaryzowane oświadczenie własne wykonawcy, w którym wykonawca potwierdza, że nie podlega wykluczeniu i spełnia ustalone przez zamawiającego warunki udziału w postępowaniu, w tym obiektywne kryteria mające na celu ograniczenie liczby wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu.
Na gruncie nowej dyrektywy 2014/24/UE w sprawie zamówień publicznych Jednolity Europejski Dokument Zamówienia będzie podstawowym dokumentem potwierdzającym spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Pełnej dokumentacji potwierdzającej spełnianie warunków udziału w postępowaniu zamawiający będzie żądał jedynie od wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Dodatkowo, na każdym etapie postępowania, zamawiającemu będzie przysługiwało uprawnienie do zwrócenia się do wykonawców o przedłożenie wszystkich lub niektórych dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, jeżeli będzie to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania.
Jednolity europejski dokument zamówienia redukuje konieczność uzyskiwania urzędowych zaświadczeń do każdego postępowania, a także przerzuca na zamawiających obowiązek ewentualnego pozyskania takich dokumentów , o ile dostępne są one poprzez bezpłatne krajowe bazy danych.