Kary umowne w zamówieniach publicznych

Umowy o zamówienia praktycznie zawsze zawierają zapisy o karach umownych. Nie powinno to zniechęcać Wykonawców do składania oferty. Jednakże warto wiedzieć na co zwracać uwagę sprawdzając, czy kary umowne zostały zastrzeżone prawidłowo.

Kary umowne mają swoje źródło jak sama nazwa wskazuje w umowie zawartej pomiędzy stronami. Jeśli w umowie nie ma zapisów o obowiązku zapłaty kar umownych wówczas nie mają zastosowania przepisy kodeksu cywilnego w tym zakresie.

Podstawowym zadaniem kar umownych jest naprawienie szkody wynikającej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego, przy czym dochodzący zapłaty nie musi wykazywać wysokości szkody.

Jak prawidłowo zastrzec kary umowne w umowie?

Aby kara umowna została prawidłowo zastrzeżona muszą zostać spełnione następujące warunki:

• określenie zobowiązania – to znaczy wskazanie w jakich okolicznościach, za jakie niewykonane bądź nienależyte wykonane czynności zostanie naliczona kara umowna. Ważne jest, aby w przypadku kary za nienależyte wykonania np. za zwłokę zaznaczyć ramy czasowe naliczania kary umownej (tj. od kiedy do kiedy kara będzie naliczana),
• określenie wysokości kary umownej

Kary umowne muszą być naliczane w pieniądzu. Strony umowy mogą umówić się w jakiej walucie roszczenie będzie spełnione. Określenie wysokości kary umownej może nastąpić w postaci wskazania konkretnej kwoty lub określenia sposobu obliczenia wysokości należności. Ustawa Prawo Zamówień Publicznych nakłada również obowiązek wskazania łącznej maksymalnej wysokości kar umownych, których mogą dochodzić strony.

Czy zawsze trzeba tworzyć zapisy w umowie dotyczące kar umownych?

Zgodnie z zasadą swobody umów zamieszczenie w umowie zapisów o karach umownych zależy od woli stron. Troszkę inaczej jest w zamówieniach publicznych, gdzie Zamawiający winien wprowadzać zapisy o akrach umownych celem zabezpieczenia interesów Zamawiającego na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zamówienia publicznego. Ponadto ustawa Prawo Zamówień Publicznych w niektórych sytuacjach wprowadza wymóg wprowadzenia konkretnych zapisów do umowy np. kar umownych  z tytułu braku zapłaty lub nieterminowej zapłaty wynagrodzenia należnego podwykonawcom lub dalszym podwykonawcom, nieprzedłożenia do zaakceptowania projektu umowy o podwykonawstwo, której przedmiotem są roboty budowlane, lub projektu jej zmiany, nieprzedłożenia poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o podwykonawstwo lub jej zmiany, braku zmiany umowy o podwykonawstwo w zakresie terminu zapłaty, wysokości wynagrodzenia, a także braku realizacji postanowień dotyczących sposobu dokumentowania zatrudnienia.

Czy istnieje obowiązek naliczania kar umownych?

Jeśli kary zostały zastrzeżone w treści umowy to podmioty publiczne co do zasady  mają obowiązek ich dochodzenia.

Zaniechanie dochodzenie kar umownych stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

W przypadkach spornych, gdy kara umowna jest rażąco wygórowana lub gdy zobowiązanie zostało wykonane w znacznej części możliwe jest miarkowanie kary umownej oraz zawarcie ugody w tym zakresie. W obecnym stanie prawnym podmioty publiczne nie powinny obawiać się zawarcia ugody z Wykonawcą w zakresie miarkowania kar umownych po spełnieniu  wymagań określonych w ustawie o finansach publicznych ( opinia prawna).

Za co nie można naliczać kar umownych?

Warto pamiętać, że zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych nie zawsze możliwe będzie zastrzeżenie kar umownych. Ustawa zabrania naliczania kar umownych Wykonawcy między innymi za:

• opóźnienie wykonawcy, chyba że jest to uzasadnione okolicznościami lub zakresem zamówienia;

2) za zachowanie wykonawcy niezwiązane bezpośrednio lub pośrednio z przedmiotem umowy lub jej prawidłowym wykonaniem;

3) za okoliczności, za które wyłączną odpowiedzialność ponosi zamawiający;

Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 20 marca 2023 r., KIO 551/23