Zamówienia publiczne

Wprowadzenie e-faktur w zamówieniach publicznych to cel projektu ustawy o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, która ma wdrożyć przepisy dyrektywy 2014/55/UE w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych. Dyrektywa ta zobowiązuje zamawiających we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej do przyjmowania e-faktur związanych z realizacją zamówień publicznych. Dyrektywa ma być wdrożona do 27 listopada 2018 r.

Zmiany mają m.in. zmniejszyć koszty prowadzenia działalności gospodarczej i wyeliminować błędy, które pojawiają się przy ręcznym wprowadzaniu danych z faktur.

Od 26 listopada 2018r. administracja publiczna zostanie zobowiązana do przyjmowania faktur elektronicznych, a po kolejnych dwóch latach obowiązek wystawiania takich faktur obejmie także przedsiębiorców. Chodzi tu o tzw. e-faktury ustrukturyzowane, czyli spełniające określony standard, który pozwala na ich automatyczne przekazywanie i przetwarzanie w komputerowych systemach finansowo-księgowych. Tego standardu nie spełnia e-faktura w formacie graficznego pliku PDF, która  jest obecnie najczęściej używana. Ustawa ma wejść w życie 26 stycznia 2018r.”.

Elektroniczne faktury będą musiały być zgodne z normą europejską i jednym z formatów zalecanych przez Komisję Europejską. Norma europejska (wzór faktury) zostanie przedstawiona w maju 2017 r.

W planowanym projekcie ustawy przewidziano: możliwość wystawiania, wysyłania i odbierania drogą elektroniczną przez wykonawców i zamawiających – dokumentów związanych z realizacją zamówień publicznych (innych niż e-faktury) oraz wykonaniem umowy koncesji na roboty budowlane lub usługi; możliwość wystawiania i wysyłania przez wykonawców oraz obowiązek przyjmowania przez zamawiających ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, związanych z realizacją zamówień publicznych oraz wykonaniem umowy koncesji na roboty budowlane lub usługi; zasady funkcjonowania systemu teleinformatycznego (platformy elektronicznego fakturowania) służącego do wymiany dokumentów elektronicznych i ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz przetwarzania i udostępniania informacji związanych z realizacją zamówień publicznych.

Od 1 stycznia 2017r. wzrasta minimalne wynagrodzenie do kwoty 2000zł. oraz wprowadza się  pojęcie minimalnej stawki godzinowej dla pracujących na określonych umowach zlecenia oraz o świadczenie usług, w tym samozatrudnionych, wykonujących działalność gospodarczą zarejestrowaną w Polsce lub w państwach trzecich, czyli poza Unią Europejską i Europejskim Obszarem Gospodarczym.
Od 1 stycznia 2017 r. minimalna stawka godzinowa ma wynosić ponad 12 zł brutto .W związku ze wzrostem od 1 stycznia 2017r. minimalnego wynagrodzenia do kwoty 2000zł godzinowa stawka zostanie automatycznie zwaloryzowana do kwoty 13zł.
Podstawą prawną takich zmian jest ustawa z dnia 22 lipca 2016r. O zmianie ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę oraz niektórych innych ustaw. Nowa regulacja ma ograniczyć zjawisko polegające na tym, że osoba zatrudniona na umowie cywilnoprawnej ma wynagrodzenie znacznie niższe od minimalnego wynagrodzenia przysługującego pracującemu na etacie.

W dotychczasowym stanie prawnym Wykonawcy mieli obowiązek składać wraz z ofertą listę podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej albo oświadczenie o braku przynależności do takiej grupy. Obowiązek ten wynikał z samego faktu przynależności do danej grupy kapitałowej i nie miało znaczenia czy dany członek grupy kapitałowej złożył ofertę. Brak złożenia listy członków grupy kapitałowej lub brak wyjaśnień powiązań w grupie kapitałowej prowadziło do wykluczenia z postępowania.

Według nowelizacji prawa zamówień publicznych od 28.07.2016r. Wykonawca będzie składał stosowne oświadczenia w przedmiocie grupy kapitałowej dopiero po uzyskaniu od Zamawiającego informacji o Wykonawcach, którzy złożyli ofertę, lub Wykonawcach, którzy przeszli wstępną kwalifikację. Składanie oświadczenia o przynależności do grupy kapitałowej lub niefunkcjonowaniu w ramach grupy kapitałowej z uczestnikami postępowania będzie następowało w terminie 3 dni od poinformowania wykonawców, jakie podmioty są uczestnikami postępowania (art. 24 ust. 11).

Rozpoczęcie biegu terminu będzie więc uzależnione od trybu w jakim jest prowadzone postępowanie.

Portugalska instytucja zamawiająca -stowarzyszenie przemysłowe rady miasta Pombal- AICP ogłosiła przetarg ograniczony. W tym trybie w odpowiedzi na publiczne ogłoszenie o przetargu zainteresowane podmioty składają aplikacje, ale jeszcze bez właściwych ofert. Są to wnioski o dopuszczenie do udziału w procedurze wraz z wymaganym i na tym etapie dokumentami/ np. świadczącymi o kwalifikacjach technicznych lub zawodowych/ Następnym krokiem jest analiza wniosków i wybranie przez organizatora przetargu przedsiębiorców, którzy zostaną zaproszeniu do złożenia pełnych ofert. Wówczas ci, którzy znaleźli się na krótkiej liście mogą składać dokumenty.

AICP zamierzało udzielić zamówienia publicznego na usługi związane z wdrożeniem systemów zarządzania środowiskiem i jakością , a także zainstalowanie platformy technologicznej w jego trzynastu spółkach. W ogłoszeniu o przetargu urzędnicy stowarzyszenia wymagali, aby potencjalni wykonawcy złożyli m.in. oświadczenia klientów poświadczające wdrożenie podobnych do zamawianych systemów, a podpis klienta miał być poświadczony przez notariusz, adwokata lub przez inny właściwy podmiot.

AICP wykluczyło kilku aplikujących przedsiębiorców, którzy nie przedstawili oświadczenia prywatnego nabywcy z poświadczonym podpisem, nie wskazując przy tym powodu braku takiego oświadczenia.
Czy Zamawiający miał prawo postawić taki wymóg  oraz wykluczyć Wykonawców z powodu nie przedłożenie ww dokumentu?

Gwarancja ubezpieczeniowa należytego wykonania umowy nie jest regulowana przez żądne przepisy. Zgodnie z komentarzem Jerzego Pieroga do art. 148 ustawy z dnia 29.01.2004r. Prawo zamówień publicznych tj. z dnia 26 listopada 2015 r. (Dz.U. z 2015 r. poz. 2164)  jedynie ustawa z 22.5.2003 r. o działalności ubezpieczeniowej wymienia w art. 3 ust. 3 pkt 1 umowę gwarancji ubezpieczeniowej jako czynność ubezpieczeniową, a załącznik do tej ustawy wymienia gwarancję ubezpieczeniową bezpośrednią i pośrednią jako jedno z ubezpieczeń, w tym wypadku majątkowych. Dlatego przy definiowaniu gwarancji ubezpieczeniowej zasadne jest odwołanie się do przepisów KC regulujących umowę ubezpieczenia.

Zgodnie z art. 805 § 1 KC przez umowę ubezpieczenia zakład ubezpieczeń zobowiązuje się spełnić określone świadczenie w razie zajścia przewidzianego w umowie wypadku, a ubezpieczający zobowiązuje się zapłacić składkę. Przy czym spełnienie świadczenia przy ubezpieczeniu majątkowym polega na zapłacie określonego odszkodowania za szkodę powstałą wskutek przewidzianego w umowie wypadku (art. 805 § 2 pkt 1 KC). Jednocześnie art. 808 § 1 KC pozwala na zawieranie umowy ubezpieczenia na cudzy rachunek, przy czym ubezpieczonego obligatoryjnie wskazuje się w tej umowie wtedy, gdy jest to niezbędne dla określenia przedmiotu ubezpieczenia.

Standardowo Zamawiający wymagają w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, aby przedkładana przez Wykonawców gwarancja należytego wykonania umowy była nieodwołalna, bezwarunkowa i płatna na pierwsze żądanie.

Znalazł się jednak Zamawiający, który w prowadzonym postępowaniu na szkolenia w trybie przetargu nieograniczonego nie określił szczegółowych wymagań dla gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej ograniczając się do wskazania, iż zabezpieczenie należytego wykonania umowy służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Zamawiający przyjął od Wykonawcy gwarancję ubezpieczeniową należytego wykonania zamówienia publicznego , która zabezpieczała roszczenia Beneficjenta w stosunku do Zobowiązanego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy o zamówienie publiczne na następujących warunkach.

Zasady wypłaty z gwarancji ubezpieczeniowej

Gwarant zobowiązał się do wypłaty na rzecz Beneficjenta należnej kwoty w terminie 30 dni od otrzymania od Beneficjenta pierwszego, pisemnego wezwania do zapłaty wraz z załącznikami:

1. pisemnym oświadczeniem, że Zobowiązany pomimo pisemnego wezwania nie wykonał lub nienależycie wykonał kontrakt objęty gwarancją oraz że żądana kwota jest należna z tytułu gwarancji
2. kopię wezwania z tytułu wskazanego w pkt. a
3. dokumenty poświadczające umocowanie osób podpisanych pod wezwaniem do zapłaty/ np. aktualny odpis KRS/

Zgodnie z treścią szczególnych warunków gwarancji ubezpieczeniowej należytego wykonania kontraktu pisemne wezwanie do zapłaty sporządzone przez beneficjenta winno zawierać dokumentację niezbędną w celu ustalenia zasadności i wysokości roszczenia.

Zgodnie z treścią gwarancji ubezpieczeniowe wezwanie nie spełniające warunków formalnych określonych w gwarancji ubezpieczeniowej  uważa się za bezskuteczne.

Wykonawca nie wykonał umowy, gdyż wskutek błędnego przygotowania dokumentacji przetargowej okazało się, iż nie było możliwe zrekrutowanie minimalnej liczby uczestników ze wskazanych źródeł naboru celem przeprowadzenia jednodniowych szkoleń. Zamawiający nie zgodził się na zmianę umowy celem umożliwienia przeprowadzenia szkoleń dla mniejszej liczby uczestników. Znamiennym jest, iż Zamawiający przyjmował fakturę dopiero w przypadku przeszkolenia wskazanej minimalnej liczby uczestników. Wobec braku możliwości zrealizowania umowy Wykonawca wypowiedział umowę w trybie kodeksu cywilnego.

Odpowiedzialność wystawcy gwarancji ubezpieczeniowej

Zamawiający zawnioskował do ubezpieczyciela o wypłatę maksymalnej kwoty  przewidzianej w gwarancji ubezpieczeniowej dołączając wezwanie do zapłaty, oświadczenie, że żądana kwota jest mu należna oraz rzekome wezwanie do wykonania umowy, które de facto było kolejnym pismem w sprawie zawierającym stanowisko Zmawiającego w przedmiocie braku zgody na zmianę umowy  oraz  jej  dobrowolne rozwiązanie. Z dokumentów załączonych przez Beneficjenta do wezwania nie wynikało jakiego roszczenia i  na jakiej podstawie dochodzi Beneficjent od zobowiązanego.

Należy zauważyć, iż gwarancja ubezpieczeniowa nie wiązała wypłaty  z  faktem niewykonania umowy ale służyła pokryciu roszczeń przysługujących Zamawiającemu z tytułu niewykonania umowy. Takie wezwanie zgodnie z treścią polisy należało uznać za bezskuteczne. Jednakże ubezpieczyciel pomimo wyjaśnień Wykonawcy wypłacił żądaną kwotę Zamawiającemu po czym wystąpił z regresem w stosunku do Wykonawcy, wypełniając weksel in blanco. Czy ubezpieczyciel postąpił słusznie?

W dotychczasowych postach dotyczących nowelizacji prawa zamówień publicznych poruszyłam kwestie dotyczące weryfikacji podmiotowej Wykonawców, wyboru najkorzystniejszej oferty, zamówień „in house”, komunikacji pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami, zmian w trybach udzielania zamówień, modyfikacji umowy o zamówienie publiczne. Poniżej pokrótce chciałam przedstawić najważniejsze zmiany w pozostałych kwestiach jakie obowiązują od 28.07.2016r.

1. Oferty częściowe

Według nowego art.36a pzp zamawiający może podzielić zamówienie na części, określając w ogłoszeniu, SIWZ lub zaproszeniu zakres przedmiotowy tych części, a także to czy ofertę można składać w odniesieniu do jednej, kilku, czy wszystkich części zamówienia.

Zamawiający może wyznaczyć maksymalną liczbę części zamówienia, na które może zostać udzielone zamówienie jednemu wykonawcy. W takim razie powinien określić także obiektywne i niedyskryminacyjne kryteria lub zasady wybory, w których częściach zostanie wykonawcy udzielona zamówienie, gdy zaoferuje on objęcie większej liczby części np. losowanie.

Podział zamówienia na części zależy od decyzji Zamawiającego ale mając na uwadze celowość podziału zamówienia na części aby wzmocnić pozycję drobnych przedsiębiorców, szczególnie przy zamówieniach wielorodzajowych zamawiający został zobowiązany do sygnalizowania w protokole postępowania „powodów niedokonania podziału zamówienia na części”./art.96ust.1pkt.11 pzp/

W zamówieniach publicznych znajdują zastosowanie klauzule umowne zarówno wykształcone w praktyce kontraktowej, jak i specyficzne dla zobowiązań między wykonawcą a zamawiającym.
Można wymienić następujące rodzaje klauzul adaptacyjnych :

1. Klauzule umowne :

zawarte bezpośrednio w umowie o zamówienie publiczne – na zasadzie swobody umów, zgodnie z art. 3531 KC24 z zastrzeżeniem art. 36 ust. 1 pkt 16 i art. 144 ust. 1pzp
W tym:

a/fakultatywne– dopuszczalne na zasadzie swobody umów, przewidywane w umowie o zamówienie publiczne w granicach art. 144 ust. 1 pzp

b/obligatoryjne, obowiązkowe w umowach zawartych na okres dłuższy niż 12 miesięcy (art. 142 ust. 5 pzp). Obowiązek dotyczy wprowadzenia klauzuli do kontraktu, nawet w przypadku zmian nieistotnych, nie zaś obligatoryjności samej zmiany, bowiem modyfikacja zobowiązania nie zawsze będzie konieczna.

2.Klauzule ustawowe

-klauzula renegocjacji umów zawartych przed 1.7.2015 r. w zakresie obniżenia wynagrodzenia wykonawcy o kwotę podatku od towarów i usług, którą obowiązany jest rozliczyć zamiast wykonawcy – art. 12 ust. 2 o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo zamówień publicznych25.

– klauzule umożliwiające m.in. modyfikację wynagrodzenia przez sąd – na mocy art. 3571 KC lub art. 632 §2 KC 26.

3.  Klauzule waloryzacyjne

dotyczą zmiany wynagrodzenia wykonawcy, w tym automatyczne lub indeksacyjne (wskaźnikowe)

4. Pozostałe klauzule

np. co do terminu wykonania zamówienia, reguł współdziałania stron, sposobu wykonania zobowiązania, itd.

Nie ma podstaw do kwestionowania dopuszczalności automatycznych klauzul indeksacyjnych, zastrzeganych na podstawie art. 3581 § 2 KC, w tym przypadku opartych o miernik wysokości stawki podatku od towarów i usług, w zamówieniach publicznych. Skuteczność klauzuli zależy od jej zawarcia w umowie. Podwyższenie lub obniżenie wynagrodzenia następuje automatycznie po ziszczeniu się z góry przewidzianego warunku wg ustalonych zasad, bez negocjacji i dodatkowych oświadczeń stron. Prowadzi do zmiany stosunku prawnego nie modyfikując treści samej umowy. Nie jest to zmiana umowy, lecz realizacja woli stron z chwili jej zawarcia. Dlatego nie podlega ocenie w świetle art. 144 ust. 1 pzp. Skoro klauzula tego rodzaju jest znana na etapie postępowania o zamówienie publiczne, wprowadzona do umowy i skuteczna wobec każdoczesnego wykonawcy, któremu by udzielono zamówienia – nie godzi w zasady przejrzystości postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zasady równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji.

Limit waloryzacji:

Ani przepis art. 28 ani art. 51 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 155, poz. 1014 ze zm.), nie zawierają zakazu określenia przy pomocy innego miernika wartości niż pieniądz polski – np. w euro, wartości zobowiązań finansowych jednostek samorządu terytorialnego oraz innych podmiotów sektora finansów publicznych, których maksymalna wartość nominalna została wyrażona w złotych. Należy dodać, że zakaz taki, odnoszący się do umów w sprawach zamówień publicznych, nie wynika także z przepisów ustawy z dnia10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (Dz.U. z 1998 r. Nr 119, poz. 773 ze zm.). wyrok SN z 8.12.2006r.VCSK 339/06

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego Izba Cywilna z dnia 22 października 2014 r.II CSK 773/13 w zamówieniach publicznych nie trzeba podawać limitu zwaloryzowanego zobowiązania. Strony mogą w zamówieniu zawrzeć klauzulę waloryzacyjną, pod warunkiem że będzie w specyfikacjach istotnych warunków zamówienia.

Warto mieć na uwadze treść art. 72 dyrektywy 2014/24/EU, która przewiduje limit ewentualnego wzrostu ceny – w przypadku stosowania klauzul przeglądowych (adaptacyjnych), który nie może przekraczać 50% wartości pierwotnej umowy w sprawie zamówienia. Podkreśla się w niej, że zmiany nie mogą mieć na celu obejścia dyrektywy.

Jak wskazano wyżej przykładem obligatoryjnej klauzuli umownej jest art.142ust.5 ustawy pzp zgodnie z którym: umowa zawarta na okres dłuższy niż 12 miesięcy zawiera postanowienia o zasadach wprowadzania odpowiednich zmian wysokości wynagrodzenia należnego wykonawcy, w przypadku zmiany:
1) stawki podatku od towarów i usług,
2) wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,
3) zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne
– jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez wykonawcę.

Od 1 stycznia 2016 r. płaca minimalna pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi 1850 zł. Taką kwotę określa rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2016 r. z dnia 11 września 2015 r. (Dz.U. z 2015 r. poz. 1385)

Jak bezboleśnie przejść przez proces waloryzacji umowy o zamówienie publiczne?

Zamawiający dokonał w sposób nieuprawniony poprawienia nieistniejącego błędu rachunkowego oferty, a tym samym doszło do zwiększenia należnego wykonawcy wynagrodzenia o kwotę 300zł. Zamawiający poprawił cenę brutto wynagrodzenia miesięcznego i dokonał zmian w konsekwencji dokonanej porpawki. Cena netto pierwotnego wynagrodzenia miesięcznego nie uległa zmianie. Oferta Wykonawcy była jedyną ofertą w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego. Zamawiający zawiadomił Wykonawcę o wyborze jego oferty jako najkorzystniejszej.
Czy Zamawiający może w drodze aneksu do umowy obniżyć wynagrodzenie jeżeli nie przewidział żądnej możliwości zmiany umowy w siwz.?