Zamawiający wezwał Wykonawcę do złożenia przedmiotowych/ podmiotowych  środków dowodowych. Wykonawca albo nie składa ich wcale albo składa je ale nie pozwalają one  na uznanie przedmiotu zamówienia za prawidłowy lub na uznanie spełnienia warunków podmiotowych. Czy w takim wypadku Zamawiający może zabrać wadium?

Kwestia odzyskania wadium była przez lata sporna co do  podmiotu uprawnionego do orzekania o  prawidłowości zatrzymania wadium przez Zamawiającego. Przez pewien czas oceny dokonywał sąd powszechny potem Krajowa Izba Odwoławcza. Ostatnia praktyka dowodzi, iż droga sądowa jest dopuszczalna.

 Sąd Rejonowy w Białogardzie w wyroku z dnia 27.02.2024 r. IC 550/22 nakazał Zamawiającemu zwrot wadium. Warto ten wyrok zapamiętać.

Sąd podzielił poniższe orzecznictwo:

Według uzasadnienia z 24.4.2008 r. do projektu ustawy z 4.9.2008 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 171, poz. 1058), uregulowanie zaproponowane w art. 46 ust. 4a [uw. aut. – obecnie art. 98 ust. 6 pkt 1] ustawy ma na celu przeciwdziałanie sytuacjom, w których grupa wykonawców działających w porozumieniu może powodować, iż zamówienie udzielane jest działającemu w porozumieniu wykonawcy, który zaoferował najwyższą cenę. Wykonawcy ci mogą bowiem celowo składać oferty bez wymaganych dokumentów, a następnie po zapoznaniu się z ofertami konkurentów bez poniesienia konsekwencji wycofać się z postępowania, podlegając jedynie wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy. Celem regulacji zawartej w art. 46 ust. 4a ustawy [uw. aut. – obecnie art. 98 ust. 6 pkt 1] jest zrównanie sytuacji wykonawcy, który nie przedstawił żądanych dokumentów lub oświadczeń potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu z sytuacją wykonawców, którzy uchylają się od zawarcia umowy, bądź nie wnoszą zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 7.7.2011 r., II CSK 675/10, Legalis,  “przepis art. 46 ust. 4a PrZamPubl2004 [uw. aut. – obecnie art. 98 ust. 6 pkt 1] należy interpretować z uwzględnieniem reguł wykładni celowościowej. Zamawiający ma prawo zatrzymać wadium wraz z odsetkami, gdy wykonawca nie składa wymaganych dokumentów lub oświadczeń (..). O istnieniu ryzyka zmowy wykonawców – czemu przeciwdziałać ma omawiana regulacja – można mówić w przypadku całkowitej bierności wykonawcy, gdy umyślnie i celowo nie podporządkowuje się wezwaniu zamawiającego. Przyjęcie odmiennego stanowiska i uznanie, że do zatrzymania wadium może dojść w każdej sytuacji, gdy wykonawca nie wypełni należycie wezwania zamawiającego, stwarza pole do nadużyć ze strony zamawiającego. Możliwe staje się wówczas wykorzystywanie instytucji wadium jako sposobu na uzyskanie nienależnego przysporzenia. Odmiennej wykładni nie dałoby się pogodzić z dyrektywą zacieśniającego tłumaczenia regulacji wyjątkowych (exceptiones non sunt extendendae) o szczególnie restrykcyjnym charakterze, do których należy zaliczyć art. 46 ust. 4a PrZamPubl2004 [uw. aut. – obecnie art. 98 ust. 6 pkt 1]. Mając na uwadze wytyczne wynikające z treści uzasadnienia ww. wyroku SN należy uznać, iż przy ocenie dopuszczalności zastosowania przepisu art. 46 ust. 4a PrZamPubl2004 [uw. aut. – obecnie art. 98 ust. 6 pkt 1] istotne jest stwierdzenie, że działanie wykonawcy jest zawinione na skutek umyślnego i celowego niepodporządkowania się wezwaniu zamawiającego. Przyjęcie odmiennego stanowiska mogłoby bowiem prowadzić do sytuacji, w której sankcją zatrzymania wadium objęte byłyby przypadki, które nie mieszczą się w celu ustanowienia przedmiotowej regulacji. Niedopuszczalna jest zatem interpretacja tego przepisu, według której każde uchybienie wykonawcy w realizacji wezwania do uzupełniania dokumentów w trybie art. 26 ust. 3 i 3a PrZamPubl2004, skutkuje powstaniem po stronie zamawiającego prawa do zatrzymania wadium. Przy czym należy podkreślić, iż zamawiający nie może nadużywać swojego prawa czyniąc z praktyki zatrzymania wadium dodatkowego źródła dochodu (…)”.^[1]

Ministerstwo Rozwoju i Technologii rozpoczęło cykl bezpłatnych jednodniowych szkoleń stacjonarnych z zamówień publicznych dla przedsiębiorców należących do sektora MŚP lub osób zatrudnionych w tym sektorze.

Program szkoleń został przygotowany z myślą o osobach, które nie brały dotychczas udziału w procedurach zamówieniowych lub robiły
to sporadycznie.

Celem szkoleń jest dostarczenie podstawowej, praktycznej i najbardziej przydatnej wiedzy na temat zamówień publicznych, w tym specyfiki procesu ubiegania się o zamówienia oraz ich realizacji. Szkolenia prowadzone są przez uznanych trenerów, posiadających bogate
doświadczenie we współpracy prawnej z przedsiębiorcami. 

W roku 2024 zaplanowanych zostało 14 szkoleń w wybranych województwach, przy czym liczba ta może zostać zwiększona w przypadku dużego zainteresowania ze strony przedsiębiorców lub ich pracowników. 
Zgodnie z przyjętym harmonogramem szkolenia w roku 2024 odbędą się w następujących terminach i lokalizacjach:
L. p. Data szkolenia Miasto
1. 12.02.2024 r. Poznań
2. 13.02.2024 r. Bydgoszcz
3. 04.03.2024 r. Kraków
4. 05.03.2024 r. Kielce
5. 08.04.2024 r. Zielona Góra
6. 09.04.2024 r. Szczecin
7. 06.05.2024 r. Opole
8. 07.05.2024 r. Wrocław
9. 03.06.2024 r. Katowice
10. 04.06.2024 r. Rzeszów
11. 09.09.2024 r. Łódź
12. 10.09.2024 r. Gdańsk
13. 01.10.2024 r. Białystok
14. 02.10.2024 r. Olsztyn
Szczegółowe informacje, w tym program szkoleń, znajdują się na stronie internetowej

MRIT https://www.gov.pl/web/rozwoj-technologia/szkolenia-dla-przedsiebiorcow

Tam też dostępny jest link do formularza zgłoszeniowego, który należy wypełnić by zapisać się na wybrane szkolenie.

Umowy o zamówienia praktycznie zawsze zawierają zapisy o karach umownych. Nie powinno to zniechęcać Wykonawców do składania oferty. Jednakże warto wiedzieć na co zwracać uwagę sprawdzając, czy kary umowne zostały zastrzeżone prawidłowo.

Kary umowne mają swoje źródło jak sama nazwa wskazuje w umowie zawartej pomiędzy stronami. Jeśli w umowie nie ma zapisów o obowiązku zapłaty kar umownych wówczas nie mają zastosowania przepisy kodeksu cywilnego w tym zakresie.

Podstawowym zadaniem kar umownych jest naprawienie szkody wynikającej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego, przy czym dochodzący zapłaty nie musi wykazywać wysokości szkody.

Jak prawidłowo zastrzec kary umowne w umowie?

Aby kara umowna została prawidłowo zastrzeżona muszą zostać spełnione następujące warunki:

• określenie zobowiązania – to znaczy wskazanie w jakich okolicznościach, za jakie niewykonane bądź nienależyte wykonane czynności zostanie naliczona kara umowna. Ważne jest, aby w przypadku kary za nienależyte wykonania np. za zwłokę zaznaczyć ramy czasowe naliczania kary umownej (tj. od kiedy do kiedy kara będzie naliczana),
• określenie wysokości kary umownej

Kary umowne muszą być naliczane w pieniądzu. Strony umowy mogą umówić się w jakiej walucie roszczenie będzie spełnione. Określenie wysokości kary umownej może nastąpić w postaci wskazania konkretnej kwoty lub określenia sposobu obliczenia wysokości należności. Ustawa Prawo Zamówień Publicznych nakłada również obowiązek wskazania łącznej maksymalnej wysokości kar umownych, których mogą dochodzić strony.

Czy zawsze trzeba tworzyć zapisy w umowie dotyczące kar umownych?

Zgodnie z zasadą swobody umów zamieszczenie w umowie zapisów o karach umownych zależy od woli stron. Troszkę inaczej jest w zamówieniach publicznych, gdzie Zamawiający winien wprowadzać zapisy o akrach umownych celem zabezpieczenia interesów Zamawiającego na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zamówienia publicznego. Ponadto ustawa Prawo Zamówień Publicznych w niektórych sytuacjach wprowadza wymóg wprowadzenia konkretnych zapisów do umowy np. kar umownych  z tytułu braku zapłaty lub nieterminowej zapłaty wynagrodzenia należnego podwykonawcom lub dalszym podwykonawcom, nieprzedłożenia do zaakceptowania projektu umowy o podwykonawstwo, której przedmiotem są roboty budowlane, lub projektu jej zmiany, nieprzedłożenia poświadczonej za zgodność z oryginałem kopii umowy o podwykonawstwo lub jej zmiany, braku zmiany umowy o podwykonawstwo w zakresie terminu zapłaty, wysokości wynagrodzenia, a także braku realizacji postanowień dotyczących sposobu dokumentowania zatrudnienia.

Czy istnieje obowiązek naliczania kar umownych?

Jeśli kary zostały zastrzeżone w treści umowy to podmioty publiczne co do zasady  mają obowiązek ich dochodzenia.

Zaniechanie dochodzenie kar umownych stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

W przypadkach spornych, gdy kara umowna jest rażąco wygórowana lub gdy zobowiązanie zostało wykonane w znacznej części możliwe jest miarkowanie kary umownej oraz zawarcie ugody w tym zakresie. W obecnym stanie prawnym podmioty publiczne nie powinny obawiać się zawarcia ugody z Wykonawcą w zakresie miarkowania kar umownych po spełnieniu  wymagań określonych w ustawie o finansach publicznych ( opinia prawna).

Za co nie można naliczać kar umownych?

Zamawiający w ramach umowy najmu  lokalu na swoją siedzibę w  budynku, w którym inne lokale są wynajmowane innym podmiotem przez tego samego wynajmującego ustalił jednolitą stawkę podatku VAT 23% od  miesięcznego czynszu oraz opłat za media ( ogrzewanie,  prąd ,woda) oraz  VAT 8%  za wywóz śmieci. Organ kontroli zakwestionował taki stan rzeczy twierdząc, iż jeżeli wynajmujący wystawia refakturę dla najemcy za  media ( wodę) to winien zastosować VAT w wysokości 8% .

Na skutek argumentacji Kancelarii organ kontroli dokonał zmiany swojego stanowiska poprzez uznanie uregulowania stawki podatku VAT w umowie najmu w sposób prawidłowy. Poniżej uzasadnienie:

Stan faktyczny:

Strony umowy najmu  uzgodniły, że z tytułu najmu lokalu Zamawiający będzie płacić miesięczny czynsz najmu za wynajmowane pomieszczenia  biurowe i magazynowe. Jednocześnie strony  doprecyzowały, że czynsz najmu nie zawiera tzw. „opłat eksploatacyjnych” za wynajmowany lokal oraz opłat eksploatacyjnych w częściach wspólnych, kosztów zużycia energii elektrycznej oraz kosztów usługi sprzątanie wynajmowanej powierzchni.

Strony uzgodniły, że opłaty eksploatacyjne będą płatne przez najemcę proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni, na podstawie refaktur wystawionych przez wynajmującego na podstawie  faktur dostawców mediów  bez dodatkowej marży, czy kosztów.

Szczegóły rozliczenia dodatkowych kosztów zostały uregulowane w załączniku  do umowy najmu zgodnie z którym, wszystkie dodatkowe opłaty związane z najmem lokalu rozliczane są procentowo w zależności od udziału w powierzchni wspólnej oraz od udziału w powierzchni ogółem.

Dla rozliczenia zużycia energii elektrycznej przyjęto zużycie energii na podstawie podliczników oraz cenę 1 KWh z faktury wystawionej na Wynajmującego przez dostawcę energii elektrycznej oraz udział w częściach wspólnych 15,27%.

Dla rozliczenia zużycia energii cieplnej przyjęto procentowy udział w powierzchni ogółem 7,79%  z faktury dostawcy energii cieplnej.

Do rozliczenia usługi sprzątania przyjęto wielkość powierzchni sprzątanej i stawki za 1m²  w kwocie 325,80m².

Natomiast do rozliczenia kosztów zużycia wody i odprowadzania ścieków przyjęto procentowy udział w powierzchni 10,47%,oraz cenę za m²z faktury wystawionej przez  Wodociągi.

Z treści umowy wynika, iż wszystkie opłaty eksploatacyjne oraz opłaty za energię elektryczną były rozliczane w ten sam sposób w oparciu o stawki jednostkowe przyjęte w fakturze dostawy mediów  oraz procentowy udział w powierzchni wspólnej i powierzchni ogółem.

Rozliczenie kosztów eksploatacyjnych i kosztów energii elektrycznej jest możliwe tylko i wyłącznie w ramach umowy najmu przez wynajmującego. Nie ma fizycznej możliwości z przyczyn technicznej aby najemca samodzielnie rozliczył się z dostawcą wody, energii cieplnej czy elektrycznej poza umową najmu.

 Najemca otrzymuje również od Wynajmującego refaktury z tytułu o-opłat za wywóz śmieci i w takim przypadku stosuje stawkę podatku VAT 8% widniejąca na fakturze firmy realizującej odbiór wywóz odpadów. Usługa wywozu śmieci nie jest już tak ściśle związana z umową najmu i nie tworzą obiektywnie jednego niepodzielnego świadczenia ekonomicznego, gdyż Najemca obiektu ma organizacyjnie i technicznie możliwości samodzielnej segregacji i wywozu odpadów śmieci. Strony nie przewidziały w załączniku do umowy rozliczenia z tytułu odbioru i wywozu odpadów.

Zatem wobec wyraźnie odmiennego charakteru refakturowanych usług tj. tych ściśle związanych z użytkowanym lokalem , który zaopatrzony jest w wodę , prąd i ciepło oraz tych innych dodatkowych usług (odbiór i wywóz odpadów) Wynajmujący fakturował czynsz oraz refakturował koszty za wszystkie usługi związane z najmem określone w załączniku do umowy najmu według stawki  podatku VAT właściwej dla całej umowy najmu oraz refakturował koszty za usługi dodatkowe według stawki podatku VAT przyjętej na fakturze wystawionej dla Wynajmującego.

Stan prawny:

Zgodnie z indywidualną interpretacją podatkową Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy wydanej 28 kwietnia 2014 r. – nr ITPP1/443-149/14/MN jeżeli z zawartej umowy najmu wynika, że oprócz czynszu korzystający z nieruchomości zobowiązany będzie do ponoszenia również innych kosztów, oznacza to, że do podstawy opodatkowania winny być wliczane także te dodatkowe koszty bezpośrednio związane z zasadniczą usługą najmu. Chodzi tu o koszty, którymi podatnik (tu wynajmujący) obciąża najemcę w związku ze świadczeniem usługi najmu: obciążenie za energię, wodę i ścieki.