Pełnomocnicy profesjonalni dojeżdzający na rozprawę przed Krajową Izą Odwoławczą w Warszawie samochodem mogą się zastanawiać w jaki sposób udokumentować koszty dojazdu, aby otrzymać zwrot kosztów w przypadku pozytywnego wyroku KIO. Czy może to być tylko faktura za zakup paliwa wystawiona w dniu posiedzenia KIO, czy może to być też rozliczenie kosztów w ramach tzw. ‘kilometrówki”?

1. Zwrot kosztów dojazdu – ogólne zasady KIO uznaje, że koszty dojazdu na rozprawę mogą stanowić uzasadnione koszty postępowania odwoławczego, podlegające zwrotowi. Jednakże, aby taki zwrot był możliwy, konieczne jest należyte udokumentowanie rzeczywiście poniesionego wydatku (np. bilet kolejowy, faktura za paliwo, rachunek za przejazd autostradą). Samo zestawienie kosztów czy oświadczenie o przebytym dystansie nie jest wystarczające.
2. Kilometrówka – ograniczenia i praktyka KIO konsekwentnie wskazuje, że rozliczanie kosztów dojazdu pełnomocnika na podstawie tzw. kilometrówki (stawka za 1 km według rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r.) jest dopuszczalne wyłącznie w odniesieniu do pracowników, a nie do pełnomocników zewnętrznych kancelarii. Przepisy dotyczące kilometrówki mają zastosowanie wyłącznie do stosunku pracy i nie mogą być automatycznie stosowane do pełnomocników niebędących pracownikami strony.

W orzecznictwie KIO oraz sądów powszechnych podkreśla się, że:

• Stawka kilometrówki (np. 1,15 zł/km) dotyczy wyłącznie pracowników korzystających z prywatnych pojazdów do celów służbowych.
• Pełnomocnik zewnętrzny (np. adwokat, radca prawny prowadzący działalność gospodarczą) nie jest uprawniony do rozliczania kosztów dojazdu według tej stawki, lecz może dochodzić zwrotu rzeczywiście poniesionych i udokumentowanych wydatków (np. faktura za paliwo, bilet autostradowy).

3. Wyjątki i praktyka orzecznicza Zdarzają się przypadki, w których KIO przyznaje zwrot kosztów dojazdu na podstawie kilometrówki, posiłkując się przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury, jednak są to sytuacje wyjątkowe i uzasadnione szczególnymi okolicznościami (np. gdy pełnomocnik jest jednocześnie pracownikiem strony)
4. Wymóg udokumentowania Niezależnie od podstawy prawnej, KIO wymaga przedstawienia dokumentów potwierdzających rzeczywiste poniesienie kosztu (rachunek, faktura, bilet). Brak takich dokumentów skutkuje oddaleniem żądania zwrotu kosztów dojazdu.

Podsumowanie

• KIO nie zasądza zwrotu kosztów dojazdu na rozprawę w postaci kilometrówki dla pełnomocników zewnętrznych kancelarii.
• Zwrot kosztów dojazdu jest możliwy wyłącznie po wykazaniu rzeczywistego poniesienia wydatku i jego udokumentowaniu.
• Kilometrówka może być stosowana wyłącznie wobec pracowników, nie zaś pełnomocników zewnętrznych.
• W praktyce KIO najczęściej odmawia zasądzenia kosztów dojazdu w formie kilometrówki, jeśli nie są one należycie udokumentowane lub dotyczą pełnomocnika niebędącego pracownikiem strony.

Wnioskując, zwrot kosztów dojazdu w postaci kilometrówki jest wyjątkiem, a nie regułą w postępowaniach przed KIO.

Źródła:

1. Postanowienie KIO z 06.02.2024 r., KIO 148/24, LEX nr 3702013
2. Wyrok KIO z 21.09.2010 r., KIO/UZP 1916/10, LEX nr 686965
3. Wyrok KIO z 20.03.2019 r., KIO 363/19, LEX nr 2678642
4. Wyrok KIO z 20.10.2025 r., KIO 3714/25, LEX nr 3946111
5. Wyrok KIO z 09.10.2025 r., KIO 3623/25, LEX nr 3942913
6. Wyrok KIO z 21.08.2023 r., KIO 2282/23, LEX nr 3948349
7. Wyrok KIO z 04.11.2024 r., KIO 3702/24, LEX nr 3879778
8. Wyrok KIO z 07.11.2024 r., KIO 3772/24, LEX nr 3879717
9. Wyrok KIO z 15.09.2025 r., KIO 3036/25, LEX nr 3934440
10. Wyrok KIO z 10.11.2023 r., KIO 3134/23, LEX nr 3947115
11. Wyrok KIO z 14.02.2018 r., KIO 180/18, LEX nr 2476682
12. Wyrok KIO z 19.11.2015 r., KIO 2368/15, LEX nr 1973803