W jednym z postępowań Krajowa Izba Odwoławcza zakwestionowała skan pełnomocnictwa (własnoręcznie podpisanego przez mocodawcę) dołączony do odwołania, który został poświadczony przez radcę prawnego elektronicznym podpisem kwalifikowanym, twierdząc, iż pełnomocnictwo nie jest podpisane elektronicznie. Stąd poniższa analiza.
Treść art. 516 ustawy Prawo zamówień publicznych wskazuje, że do odwołania należy dołączyć dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania odwołującego, a w razie działania przez pełnomocnika – dokument pełnomocnictwa oraz dokumenty potwierdzające jego udzielenie zgodnie z zasadami reprezentacji (np. odpis z KRS). Jednocześnie zastrzega się, że odwołanie – w zależności od formy – opatrywane jest podpisem własnoręcznym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym, a sposób podpisywania elektronicznego należy oceniać przez pryzmat regulacji technicznych (art. 508 p.z.p.)
Z powyższego wynika, że ustawa prawo zamówień publicznych wymaga załączenia dokumentu umocowania, natomiast sposób jego sporządzenia i uwierzytelnienia należy odczytywać w zgodzie z ogólnymi regulacjami na temat dokumentów elektronicznych i pełnomocnictw procesowych, w szczególności z konstrukcją elektronicznego uwierzytelniania odpisów dokumentów przez profesjonalnych pełnomocników.
Zgodnie z art. 6 ust.3 i4 ustawy z dnia 6.07.1982 r. o radcach prawnych radca prawny ma prawo sporządzania poświadczeń odpisów dokumentów za zgodność z okazanym oryginałem w zakresie określonym odrębnymi przepisami. Poświadczenie powinno zawierać podpis radcy prawego, datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, na żądanie – również godzinę dokonania czynności. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia) radca prawny stwierdza to w poświadczeniu. Radca prawny może poświadczyć dokument w postaci elektronicznej w systemach teleinformatycznych, o których mowa w art. 175da ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 334 i 1907 oraz z 2025 r. poz. 526, 820 i 1172), w sposób w nich przewidziany.
Zgodnie z art. 89 § 1 k.p.c.: adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy i radca Prokuratorii Generalnej RP mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie. Pełnomocnictwo udzielone w postaci elektronicznej opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.( art. 89 § 1(2) k.p.c.)
Skan papierowego pełnomocnictwa, dołączony do odwołania do KIO w postaci załącznika elektronicznego, opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym radcy prawnego, spełnia materialne kryteria elektronicznie uwierzytelnionego odpisu pełnomocnictwa.
