Na jaki dzień składać oświadczenia i dokumenty
Począwszy od nowelizacji prawa zamówień publicznych w lipcu 2016r. odstąpiono od zasady, iż wszystkie oświadczenia i dokumenty składane w przetargu winny być aktualne na dzień składania ofert. Jak zatem obecnie kształtuje się ta kwestia?
Do oferty
Obecnie zgodnie z treścią art.25a ust.1 ustawy pzp Wykonawca dołącza do oferty lub wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu jedynie aktualne na dzień składania ofert lub wniosków oświadczenie w zakresie wskazanym przez zamawiającego w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Informacje zawarte w oświadczeniu stanowią wstępne potwierdzenie, że wykonawca: nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu spełnia kryteria selekcji.
Oświadczenie to przybiera postać zwykłego oświadczenia w przetargu poniżej progu unijnego. Natomiast w postępowaniu powyżej progu unijnego oświadczenie to przybiera formę Jednolitego dokumentu europejskiego.
Oświadczenia te składa się w oryginale.
Na wezwanie Zamawiającego
Zgodnie z art. 26ust.1 i 2 ustawy oświadczenia i dokumenty na potwierdzenie spełnienia warunków podmiotowych, przedmiotowych , braku podstaw do wykluczenia składa ten wykonawca, którego oferta została oceniona najwyżej.
Oświadczenia i dokumenty składane na wezwanie Zamawiającego muszą być aktualne na dzień ich złożenia.
Żądanie tych oświadczeń i dokumentów jest obowiązkowe tylko w postępowaniu powyżej progu unijnego.
Oświadczenia składa się w oryginale. Dokumenty mogą być poświadczone za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub podmiot, na którego zdolnościach lub sytuacji polega wykonawca, wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego albo podwykonawca, w zakresie dokumentów, które każdego z nich dotyczą.
Przepisy ustawy nie regulują z jaką datą mają być złożone dokumenty uzupełniane w trybie art. 26ust.3 ustawy .
Data składania oświadczeń / dokumentów w bieżącym orzecznictwie
KIO z 19.12.2016r.KIO 2249/16
Błędne jest rozumowanie zasadzające się na tym, iż wykonawca zobowiązany jest legitymować się posiadaniem dokumentów według stanu obowiązującego w dniu składania ofert. Posługiwanie się tego rodzaju argumentacji jest zaprzeczeniem nowelizacji. Ustawodawca zmienił zasad postępowania poprzez odstąpienie od żądania toku postępowania /w praktyce kilka miesięcy po terminie składania ofert/ dokumentów aktualnych na dzień składania ofert.
Znajduje to uzasadnienie w brzmieniu art.26ust.2f ustawy, który stanowi, iż jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania zamawiający może na każdym etapie postępowania wezwać wykonawców do złożenia wszystkich lub niektórych oświadczeń/ dokumentów potwierdzających , że nie podlegają wykluczeniu, spełniają warunki udziału w postępowaniu lub kryteria selekcji.
Jeżeli zaś zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio oświadczenia lub dokumenty nie są już aktualne, zamawiający może wezwać do złożenia aktualnych oświadczeń lub dokumentów.
Według KIO dla Zamawiającego bez znaczenia jest, czy według stanu na dzień składania ofert wykonawca posiadał dokumenty potwierdzające, że nie podlega on wykluczeniu z postępowania i spełnia warunki udziału w postępowaniu. Istotne jest to, że wykonawca zobowiązany jest złożyć oświadczenie JEDZ, z którego ma wynikać potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia z terminem nie późniejszym niż termin składania ofert.
Natomiast przedkładane na podstawie art.26 ustawy przez zwycięskiego wykonawcę oświadczenia/ dokumenty, mają być aktualne na dzień ich złożenia i potwierdzać okoliczności z art. 25 ust.1 ustawy.
Nie oznacza to wcale,że nie mogą to być dokumenty wystawione po dacie składania ofert. Wykonawca może posługiwać się dokumentami odzwierciedlającymi stan po terminie składania ofert, z tym że dokument ten musi pozostać aktualny w zakresie określonej sytuacji danego wykonawcy.
W obowiązującym stanie prawnym to już nie data składania ofert ma znaczenie dla oceny aktualności oświadczeń i dokumentów,lecz data wyboru najkorzystniejszej oferty.
Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 10 stycznia 2017 r.KIO 172/17
W przypadku uzupełnienia oświadczenia JEDZ, wykonawca składa taki dokument do zamawiającego, przy czym podkreślenia wymaga, że „zadaniem” tego oświadczenia jest potwierdzenie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu, spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz spełnia kryteria selekcji na dzień składania ofert. Fakt tego, że oświadczenie JEDZ potwierdza wstępnie spełnienie, że wykonawca nie podlega wykluczeniu, spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz spełnia kryteria selekcji na dzień składania ofert – co jednoznacznie wynika z obowiązujących przepisów – prowadzi do wniosków, że data sporządzenia tego dokumentu jest wtórna w stosunku do zawartego w nim oświadczenia, które zawsze składane jest na dzień składania ofert.
Podkreślenia wymaga, że nie zostało skonkretyzowane, jak należy odczytywać datę na tym dokumencie – oświadczeniu JEDZ – jako datę potwierdzenia oświadczenia wiedzy zawartego we wstępnym oświadczeniu, czy też jako datę sporządzenia dokumentu. Obowiązujący przepis (art. 26 ust. 3 ustawy) wskazuje jedynie, że dokumenty muszą zostać uzupełnione w terminie określonym przez Zamawiającego, co w ocenie Izby pozwala na twierdzenie, że regulacja nie stanowi żadnej wytycznej dla określenia daty w oświadczeniu JEDZ. Zestawiając zatem ze sobą powyższą argumentację Izba dochodzi do przekonania, że data zawarta w oświadczeniu nie stanowi żadnej determinanty, która miałaby wpływ na złożone przez wykonawcę oświadczenia wiedzy zawarte w JEDZU.
W sposób szczególny obrazuje ten stan rzeczy sytuacja, w której wykonawca składając wraz z ofertą oświadczenie JEDZ nie zawsze na ostatniej stronie tego dokumentu daty. Brak tej daty nie skutkuje nieważnością złożonego oświadczenia, jak również nie skutkuje nieprawdziwością złożonego oświadczenia. Wskazać bowiem należy, że oświadczenie JEDZ jest zindywidualizowane na dane postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone przez konkretnego Zamawiającego co wynika z Części I – Informacje dotyczące postępowania o udzielenie zamówienia oraz instytucji zamawiającej lub podmiotu zamawiającego. Tym samym zindywidualizowany również jest dla takiego oświadczenia JEDZ termin jego aktualności, który wynika z prowadzonej przez Zamawiającego procedury o udzielenie zamówienia.
W tym miejscu Izba pragnie również zwrócić uwagę na drugi przykład, który potwierdza, że data zawarta w dokumencie jest wtórna w stosunku do złożonego oświadczenia JEDZ, które i tak składane jest zgodnie z przepisem na dzień składania ofert/wniosków – a mianowicie, oferty sporządzane są przed terminem ich składania, czasami nawet z dużym wyprzedzeniem. Jeżeli wykonawca w oświadczeniu JEDZ, na dokumencie zawrze datę wyprzedzającą termin składania ofert (w zasadzie nie ma znaczenia, czy o jedne dzień czy też o tydzień, czy miesiąc) to nie zmienia to faktu, że jego oświadczenie ma potwierdzać wstępnie na dzień składania ofert, że wykonawca nie podlega wykluczeniu, spełnia warunki udziału w postępowaniu oraz spełnia kryteria selekcji.
Przechodząc do uzupełnienia oświadczenia JEDZ na wezwanie Zamawiającego w trybie art. 26 ust. 3 ustawy, w ocenie Izby – przy uwzględnieniu powyższej argumentacji – można uznać, że niezależnie od tego, jaką datą będzie opatrzony dokument, to oświadczenia złożone są – co wynika z przepisów – zawsze na dzień składania ofert/wniosków. Bowiem to nie data zawarta w oświadczeniu JEDZ stanowi o aktualności tego oświadczenia (oświadczeń zawartych w poszczególnych częściach JEDZA) na dany moment, a przepis ustawy, który jasno i jednoznacznie precyzuje, że oświadczenia są aktualne na dzień składania ofert/wniosków.
Fakt przedstawienia oświadczenia JEDZ w dniu 11 stycznia 2017 roku z datą 8 września 2016 roku nie przesądza, że oświadczenia co do podstaw wykluczenia, czy też spełnienia warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert, tj. 8 września 2016 roku były nieprawdziwe, czy też że nie zostały wykazane na dzień składania ofert warunki udziału w postępowaniu, czy też brak podstaw do wykluczenia wykonawcy.
Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 13 lutego 2017 r. KIO 165/17
Żądanie dokumentów może się odnosić do okresu ważności dokumentów, a nie do faktów potwierdzanych dokumentami. Przykładowo fakt niekaralności może być potwierdzany aktualnym dokumentem z KRS nawet wielokrotnie, gdyż zamawiający musi wykluczyć z postępowania wykonawcę, który był karany w określonym zakresie, nawet w dniu przewidzianym na zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego.
Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 7 października 2016 r.KIO 1772/16
Przepisy dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylającej dyrektywę 2004/18/WE (Dz.Urz. UE L 94 z 28.03.2014, str. 65 ze zm.) i rozporządzenia Komisji (UE) 2016/7 z dnia 5 stycznia 2016 r. ustanawiającego standardowy formularz jednolitego dokumentu zamówienia (Dz.Urz. UE L Nr 3 poz. 16) dopuszczają wielokrotne sprawdzanie przez zamawiającego, czy sytuacja wykonawcy nie uległa zmianie w toku postępowania. Tym samym, samo stwierdzenie przez zamawiającego, że na dzień złożenia oferty wykonawca nie podlegał wykluczeniu mogłoby okazać się niewystarczającym wobec zmienionej sytuacji faktycznej wykonawcy, do jakiej doszłoby już po złożeniu oferty.
