Wartość zamówienia- użyteczne pojęcia dla prowadzenia postępowania

Zamawiający zanim rozpocznie procedurę prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego musi przede wszystkim zaplanować w swoim budżecie lub planie finansowym odpowiednie kwoty na realizację planowanych w danym roku przedsięwzięć i nie wcześniej niż 3 miesiące przed wszczęciem postępowania na dostawy i usługi i 6 miesięcy przed wszczęciem postępowania na roboty budowlane dokonać szacowania wartości zamówienia.

Ustalanie wartości szacunkowej zamówienia następuje według reguł określonych w art. 32-34 ustawy prawo zamówień publicznych. We wniosku o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Zamawiający wskazuje szacunkową wartość zamówienia / kwotę netto/ oraz przewidywaną kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia / z podaniem stawki podatku VAT- ze wskazaniem źródła finansowania zamówienia.

Często Zamawiający ma wątpliwości, czy może wszcząć postępowanie, gdy wartość szacunkowa zamówienia okazuje się dużo wyższa, niż kwota jaką rzeczywiście może przeznaczyć na realizację zamówienia.

Zgodnie z opinią UZP „Szacowanie wartości zamówienia a plany zamawiającego dotyczące udzielania zamówień” ustalanie wartości szacunkowej jest czym innym niż sporządzenie planu finansowego. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia dokonywane jest w momencie, kiedy zamawiający jest w stanie oszacować wartość zamówienia z należytą starannością na podstawie określonego już opisu przedmiotu zamówienia, dokonanego z reguły na podstawie sporządzonego na dany okres planu rzeczowo- finansowego / plany przewidzianych zadań i wydatków na ich pokrycie/ ale równie z uwzględnieniem wszystkich innych okoliczności, które zaistniały po jego sporządzeniu /np. zwiększenie środków służących do udzielenia określonych zamówień albo niespodziewanej wcześniej konieczności zwiększenia zakresu udzielanych zamówień/, a które mają znaczenie dla opisu i oszacowania wartości udzielanego zamówienia. Przy czym ustawa prawo zamówień publicznych nie reguluje zasad oraz minimalnego czy maksymalnego okresu, na jaki dany podmiot zobowiązany jest sporządzić plan rzeczowo- finansowy.

Przed rozpoczęciem postępowania zamawiający winien zabezpieczyć w budżecie / planie finansowym/ środki finansowe na realizację zamówienia. W razie braku wystarczającego pokrycia zamawiający winien zdecydować się poprawienie planu finansowego lub tak zmodyfikować przedmiot zamówienia aby obniżyć jego koszty albo w ogóle zrezygnować z udzielenia danego zamówienia. Należy zauważyć przy tym, iż naruszeniem dyscypliny finansów publicznych nie jest wszczęcie postępowania bez stosownego zabezpieczenia środków finansowych ale zaciągnięcie zobowiązań ponad wysokość środków zabezpieczonych w budżecie , planie finansowym.

Zgodnie z literalnym brzmieniem art. 15 i art. 17 ust.1 pkt.2 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych,  naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest: -zaciągnięcie zobowiązania bez upoważnienia określonego ustawą budżetową, uchwałą budżetową lub planem finansowym albo z przekroczeniem zakresu tego upoważnienia lub z naruszeniem przepisów dotyczących zaciągania zobowiązań przez jednostkę sektora finansów publicznych.

-ustalenie wartości zamówienia publicznego lub jego części, jeżeli miało to wpływ na obowiązek stosowania przepisów o zamówieniach publicznych albo na zastosowanie przepisów dotyczących zamówienia publicznego o niższej wartości;

Wartość szacunkowa stanowi odzwierciedlenie wartości rynkowej przedmiotu zamówienia i nie zawsze pokrywa się ona z wartością jaką zamawiający zamierza wydać.

Zgodnie z art. 86ust.3 pzp – kwota odczytana bezpośrednio przed otwarciem ofert stanowi kwotę jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, tzn. Zamawiający nie może w celu uzasadnienia unieważnienia postępowania na podstawie art. 93 ust.1pkt. 4 pzp wskazać innej, niższej kwoty, którą rzeczywiście zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Kwota ta jest dla Zmawiającego wiążąca. Zdaniem Krajowej Izby Odwoławczej KIO 2469/12/ może ale nie musi być to kwota jaką zamawiający ma zabezpieczoną w swoich prognozach finansowych, budżecie na realizacje zamówienia. Kwota jaką zamawiający realnie dysponuje na zrealizowanie zamówienia oznacza bowiem jego górne możliwości finansowe w tym zakresie i uprawnienie do zaciągnięcia zobowiązania i podpisania umowy w sprawie realizacji zamówienia publicznego/ komentarz do art. 86 P. Graneckiego www.legalis.pl/

Kwota jaką Zamawiający odczytuje bezpośrednio przed otwarciem ofert to jedynie deklaracja w zakresie posiadanych środków finansowych. Powyższa kwota może ulec zmianie jeśli Zamawiający będzie mógł zwiększyć środki przeznaczone na sfinansowanie przedmiotowego zamówienia- KIO z 14.07.2010r. KIO /UZP/1286/10.

Jeżeli cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia i zamawiający nie może zwiększyć tej kwoty do ceny najkorzystniejszej oferty Zamawiający unieważnia postępowanie na podstawie art. 93ust.1pkt. 4 pzp.

Większe możliwości unieważnienia postępowania istnieją jeżeli Zamawiający dysponuje środkami pochodzącymi z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegającymi zwrotowi środkami z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia. Jeżeli środki te nie zostały mu przyznane, a możliwość unieważnienia postępowania na tej podstawie została przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu lub zaproszeniu Zamawiający może unieważnić postępowanie na podstawie art.93ust.1a pzp lub też kontynuować postępowanie jeżeli będzie w posiadaniu środków z innych źródeł pozwalających na realizację zamówienia.