Uzupełnienie pełnomocnictwa w postępowaniu , którego przedmiot objęty jest umową ramową.

Ostatnio otrzymałam pytanie, czy można uzupełnić o ofertę złożoną w postępowaniu szczegółowym wszczętym w ramach zawartej umowy ramowej poprzez dołączenie brakującego pełnomocnictwa?

W postępowaniu o zawarcie umowy ramowej firma złożyła ofertę przez pełnomocnika , dołączając stosowne pełnomocnictwo. W okresie pomiędzy zawarciem umowy ramowej a złożeniem oferty szczegółowej w postępowaniu prowadzonym w trybie art. 101 ustawy prawo zamówień publicznych doszło do zmiany pełnomocnika. Problematycznym było złożenie pełnomocnictwa na termin składania ofert we właściwej formie tj. w formie oryginału lub kopi poświadczonej przez notariusza. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia przewidywała kary umowne w przypadku nie złożenia niepodlegającej odrzuceniu oferty co najmniej dwa razy.
Co zatem trzeba zrobić w takiej sytuacji?
Trzeba „stanąć na głowie” i właściwe pełnomocnictwo dołączyć, bo nie ma możliwości jego uzupełnienia w dalszym etapie postępowania.
W przypadku zawarcia umowy ramowej z większą liczbą wykonawców zamawiający w celu zawarcia umowy o zamówienie publiczne powinien przeprowadzić postępowanie ofertowe. Nie jest ono odpowiednikiem żadnego trybu z ustawy, natomiast zamawiający powinien w nim stosować odpowiednio przepisy dotyczące wnoszenia, zwrotu i zatrzymywania wadium (art. 45 i 46), przekazywania w zaproszeniu informacji o miejscu i terminie składania i otwarcia ofert, obowiązku wnoszenia wadium i terminie związania ofertą (art. 60 ust. 2) oraz wyznaczania odpowiedniego terminu na złożenie oferty i przekazywania wraz z zaproszeniem siwz (art. 64 ust. 1 i 3). Stosuje się też przepis dotyczący obowiązków informacyjnych ciążących na zamawiającym po wyborze najkorzystniejszej oferty (art. 92). Wykonawcy, składając oferty w tym postępowaniu, nie mogą proponować mniej korzystnych warunków wykonania zamówienia, niż proponowali w ofercie składanej w postępowaniu o zawarcie umowy ramowej.
Na mocy art.101ust.4 ustawy do zamówień, których przedmiot jest objęty umową ramową nie stosuje się przepisu art.26 ustawy. Zamawiający do zamówień cząstkowych nie powinien żądać dokumentów podmiotowych lub potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu stąd nie ma potrzeby ich uzupełniania. Ta sytuacja jest jak najbardziej logiczna, gdyż ocena podmiotowa jest dokonywana na pierwszym etapie do podpisania umowy ramowej.
Natomiast zupełnie niezrozumiałym i nielogicznym jest wyłączenie możliwości uzupełnienia pełnomocnictwa, co również jest objęte treścią art. 26ust.3 ustawy.
Przyglądając się postępowaniom dwustopniowym np. przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem – złożenie oferty właściwej poprzedza odpowiednio wniosek o dopuszczenie do złożenia oferty lub złożenie oferty wstępnej i zaproszenie do negocjacji .W postępowaniach tych nie ma wyłączenia stosowania art. 26 ust.3 ustawy pzp.
Zatem jeżeli w przetargu ograniczonym wniosek o dopuszczenie zostanie złożony przez pełnomocnika X a ofertę będzie podpisywał pełnomocnik Y bez załączenia stosownego pełnomocnictwa to nie ma przeszkód aby wezwać Wykonawcę do uzupełnienia pełnomocnictwa.
Podobnie jeżeli ofertę wstępną popisze jeden pełnomocnik a ofertę właściwą drugi pełnomocnik ale nie dołączy pełnomocnictwa to również taką ofertę należy uzupełnić.
Jednakże jeżeli uprzednio zawarto umowę ramową i złożono ofertę de facto zmierzającą do udzielenia konkretnego zamówienia to nie ma możliwości uzupełniania takiej oferty o brakujące pełnomocnictwo.
Wydaje się to niedopatrzeniem ustawodawcy i brakiem celowości w takim rozwiązaniu.